گیولیک و ارویک[1] که از آنان به عنوان دانشمندان علوم اجتماعی یاد می‌شود و پژوهش‌های ارزنده‌ای را درباره علم اداره انجام دادند، در سال 1937 با مدنظر قرار دادن اصول 14گانه مدیریت از هنری فایول، 7 کارکرد مدیران را تشریح نمودند. به عبارت دیگر از نظر آنان، فعالیت‌ها و اقدامات مدیران ارشد اجرایی را می‌توان در 7 طبقه، دسته‌بندی نمود. آن‌ها با ترکیب نمودن حروف اول واژگانی که به این وظایف اشاره داشتند، عبارت POSDCORB را خلق نمودند.
7 وظیفه اصلی مدیران
ارویک و گیولیک مهم‌ترین کارکردهای مدیران را به 7 دسته زیر تقسیم نمودند:
برنامه‌ریزی (Planning)
مدیران باید نخست اهدافی را برای سازمان تحت مدیریت‌شان تعیین و سپس روش‌ها و راهبردهایی را برای تحقق آن‌ها پیش‌بینی و مشخص نمایند.
سازماندهی (Organizing)
برای تحقق اهداف پیش‌بینی شده لازم است تا کارهای مدنظر را مشخص و تقسیم نمود. آنگاه ساختار رسمی را برای زنجیره فرماندهی و نیز انجام آن وظایف تعیین نمود.
کارگزینی (Staffing)
برای انجام کارها نیاز به استخدام، آموزش، نگهداری و جبران خدمات کارکنانی است که باید شرایط احراز آن کارها را داشته باشند.
هدایت (Directing)
به منظور اطمینان از درستی اقداماتی که در سازمان انجام می‌شود، باید تصمیماتی را اخذ نمود، خط‌مشی‌ها، آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌هایی را تعیین نمود تا اهداف مدنظر طبق برنامه‌ریزی قبلی صورت گیرد.
هماهنگی (Coordinating)
برای ایجاد هم‌افزایی و افزایش کارایی فعالیت‌هایی که به اقدامات کوچکتری تقسیم شده‌اند باید هماهنگی‌های لازم را صورتبندی و اجرایی نمود.
گزارش دهی (Reporting)
گزارش‌دهی برای نظارت از عملکرد کارکنان و فعالیت‌های سازمان ضروری بوده و مدیران نیز برای انجام کارهای اصلاحی باید اطلاعات و تحقیقات انجام شده در خصوص سازمان و بالاخص کار پرسنل را با ایشان به اشتراک بگذارند.
بودجه بندی (Budgeting)
هر برنامه‌ای یا انجام کاری نیازمند تعیین پیش‌بینی‌های مالی، بودجه‌ریزی و درنهایت کنترل و پاسخگویی در برابر هزینه‌کرد آن برنامه‌ها خواهد بود.
سوالات متداول
1. مدل POSDCORB چیست و توسط چه کسانی ارائه شده است؟
مدل POSDCORB چارچوبی مدیریتی است که در سال ۱۹۳۷ توسط لوتر گیولیک و لیندال ارویک ارائه شد. این مدل بر پایه اصول ۱۴گانه هنری فایول شکل گرفت و وظایف اصلی مدیران را در ۷ حوزه دسته‌بندی می‌کند. هر حرف از POSDCORB نشان‌دهنده یکی از این وظایف است: برنامه‌ریزی (Planning)، سازماندهی (Organizing)، کارگزینی (Staffing)، هدایت (Directing)، هماهنگی (Coordinating)، گزارش‌دهی (Reporting) و بودجه‌بندی (Budgeting). این مدل به‌ویژه در مدیریت سازمان‌های دولتی و اجرایی کاربرد زیادی دارد.
2. چرا برنامه‌ریزی به‌عنوان نخستین وظیفه در مدل POSDCORB مطرح شده است؟
برنامه‌ریزی پایه و اساس تمامی فعالیت‌های مدیریتی است. در این مرحله، اهداف سازمان تعیین و مسیر رسیدن به آن‌ها مشخص می‌شود. بدون برنامه‌ریزی، اقدامات سازمانی فاقد انسجام و جهت خواهند بود. این وظیفه در مدل POSDCORB به‌عنوان نقطه آغازین چرخه مدیریتی در نظر گرفته شده، چرا که بقیه وظایف همچون سازماندهی، هدایت یا بودجه‌بندی باید در چارچوب برنامه‌ریزی انجام شوند.
3. تفاوت وظایف «سازماندهی» و «هماهنگی» در مدل POSDCORB چیست؟
سازماندهی (Organizing) به ساختاردهی فعالیت‌ها، تعیین نقش‌ها، مسئولیت‌ها و طراحی زنجیره فرماندهی مربوط می‌شود. در حالی که هماهنگی (Coordinating) تمرکز بر هم‌راستا کردن فعالیت‌های مختلف، جلوگیری از دوباره‌کاری‌ها و ایجاد هم‌افزایی بین واحدهای مختلف دارد. به‌عبارتی سازماندهی بیشتر ساختاری است، ولی هماهنگی عملیاتی و ارتباطی است.
4. نقش گزارش‌دهی در موفقیت سازمان چیست؟
گزارش‌دهی (Reporting) یکی از مهم‌ترین ابزارهای نظارتی در سازمان است. این وظیفه به مدیر امکان می‌دهد تا وضعیت پیشرفت کارها، عملکرد کارکنان، مشکلات اجرایی و سایر اطلاعات حیاتی را به‌صورت ساختارمند دریافت کند. همچنین، گزارش‌دهی شفاف به ذی‌نفعان داخلی و خارجی، سبب افزایش اعتماد، اصلاح مسیر حرکت و تصمیم‌گیری بهتر می‌شود.
5. چگونه بودجه‌بندی به بهبود اثربخشی مدیریت کمک می‌کند؟
بودجه‌بندی کمک می‌کند تا منابع مالی با توجه به اولویت‌ها تخصیص یابد، هزینه‌ها کنترل شود و بهره‌وری افزایش یابد. این وظیفه امکان پیش‌بینی نیازهای مالی، ارزیابی هزینه‌های جاری و مقایسه عملکرد مالی با برنامه‌ها را فراهم می‌کند. کنترل مالی مؤثر از طریق بودجه‌بندی باعث می‌شود سازمان از انحرافات مالی جلوگیری کرده و پاسخگویی مناسبی به مراجع نظارتی داشته باشد.
[1] Luther Gulick and Lyndall Urwick
