ماکسیمیلیان کارل امیل وبر یا ماکس وبر (۱۸۶۴-۱۹۲۰) در آلمان متولد شد. ماکس وبر پس از آنکه تحصیلات دانشگاهی خود را در رشته حقوق به پایان رساند در دانشگاه برلین به کار اشتغال یافت. وبر به خاطر علاقهای که به گستره پهناور تاریخ تحولات تمدنهای بشری داشت بقیه عمر خود را در کسوت یک دانشگاهی باقی ماند تا با مطالعه جامعه شناسی دین و جامعه شناسی زندگی اقتصادی به علاقه خود پاسخ گوید. او ضمن مطالعه موضوعات مذکور، زمینههای وسیع ادیان مهم جهان مثل موسویت، مسیحیت، بودائیسم را مورد تحقیق قرار داد و الگوی تحولات اقتصادی را از پیش از دوران فئودالیته تعقیب کرد. تحقیقات کلاسیک او در زمینه تاثیر اعتقادات پروتستانیسم در ایجاد کاپیتالیسم در اروپا و آمریکا علاقه او به دو موضوع یاد شده را نمایان میسازد. آثار وبر به سبک فلسفه آلمانی متعدد و وزین هستند اما آن گروه از نوشتههای او که به انگلیسی ترجمه شدهان،د وی را به عنوان یک شخصیت علمی برجسته در جامعهشناسی معرفی کردهاند.
مهم ترین نظریهای که وبر در قلمرو تحقیقات سازمانی ارائه داد نظریه ساختارهای (شکلهای) قدرت بود. این تئوری او را به توجیه سازمانها بر حسب روابط قدرت حاکم بر آنها رهنمون شد. تمایل او به ارائه چنین نظریهای از علاقه او به یافتن جواب به سوالاتی از قبیل اینکه «چرا افراد از دستورات تبعیت میکنند؟»، «چرا افراد کارهایی را که به ایشان ارجاع می شود، انجام می دهند؟» ناشی میشد. او برای یافتن جواب این مساله، میان زور (به معنی توانایی وادار ساختن مردم به تبعیت علیرغم میل آنان) و اقتدار یا اختیار (به معنی پذیرش دستورات با طیب خاطر) تفکیک قائل شد. در نظامی که اقتدار حاکم باشد فرودستان صدور دستورات از طرف فرادستان را مشروع و قانونی می دانند. وبر، سازمانها را بر حسب چگونگی مشروعیت یافتن اقتدار در آنها تقسیم برندی کرد. هیچ سازمانی دقیقا در این تقسیمات نمی گنجد ولی او از نظر تئوریک این سه گروه را تحت عناوین «کاریزماتیک» (Charsimatic)، یا دارای ویژگی ذاتی «فرهمند»، «سنتی» و «عقلایی- قانونی» قرار داد و اظهار داشت هر یک از این روش های اعمال اقتدار در یک نوع سازمان تجلی می یابد. هر یک از این انواع منفرد را می توان برای تجزیه و تحلیل تشکیلات به کار برد، ولی همانطور که گفته شد معمولا سازمانها جایگاهترکیبی از انواع اقتدار هستند.
اولین حالت از حالات اعمال اقتدار بر خصوصیات و خصلت های فردی رهبری مبتنی است. وبر نام این حالت و یا روش رهبری را از لغت یونانی کریزما (فر، تفضل) گرفت. این لغت گویای آن خصوصیات فردی است که دارنده آن را از مردم عادی کاملا متمایز می سازد و دیگران را به طور طبیعی وامی دارد تا با او به صورت کسی که از ویژگی های فوق طبیعی، فوق بشری و یا حداقل تواناییهای استثنائی برخوردار است رفتار کنند. این موقعیت پیامبر، مسیح، یا یک رهبری سیاسی است که سازمان او را خودش و حواریین، صحابه و یا یارانش تشکیل میدهد و این حواریین نقش انتقال پیام های رهبری را به تودهها و خواستهای تودهها را به رهبری ایفا میکنند. یک گروه کوچک از انقلابیون یا اشخاض مذهبی که به رهبری یک شخصیت برجسته حاضر به هرگونه ایثاری هستند مثال بارزی برای اقتدار ناشی از ویژگی های فردی است. اما در سازمان ها نیز چنین رهبری یافت میشود. لرد نیوفیلد (Lord Nuffield) مدیر کمپانی مورریس موتورز (Morris Motors) و هنری فورد (Henry Ford) از جمله افرادی به شمار می آیند که دارای صفات رهبری ذاتی بوده اند. از آنجا که اقتدار جزئ لایتجزای شخصیت رهبر فرهمند به شمار میآید و دستورات بر الهاماتی که رهبر دریافت می کند مبتنی است لاجرم در سازمان های دارنده اینگونه رهبری نوعی بی ثباتی ساختاری نهفته است. با درگذشت رهبری همیشه مشکل انتخاب جانشیت و چکونگی انتقال قدرت مطرح می گردد. وقتی ضرورت یافت جانشین مطرح می شود اصحاب یا پیروان رهبر فقید هر یک با نگرش های خاص خود مدعی می شود که او «وارث» به حق رهبر است و به این ترتیب نوعا در جنبش های تشکل یافته مذهبی و سیاسی میل به شکاف پدید می آید. از این رو روند جاری به روال انشقاق بدل می گردد. گرایش به سوی چنین انشعباتی را طی چند ماه اول ۱۹۴۵ یعنی وقتی میدان توسط هیتلر (Hitler – رهبر آلمان نازی) خالی می شود ملاحظه می کنیم. در این ایام هیملر (Himmler) و گورینگ (Goering) که از یاران نزدیک هیتلر بودند برای کسب جا و مقام او سخت به رقابت پرداختند. این مثال بیانگر دشواری یافتن جانشین برای رهبری است و اگر هم رهبر خودش جانشین خود را تعیین کرده باشد لزوما بعد از او مورد قبول واقع نخواهد شد. بعید است که دوباره رهبری با ویژگیهای خدادادی (فرهمند) ظهور کند و به این ترتیب سازمان ناگزیر شکل فرهمند خود را از دست داده و یکی از دو شکلی را که در بالا به آن اشاره کردیم (سنتی یا عقلایی – قانونی)به خود خواهد گرفت. اگر رهبری صورتی موروثی به خود بگیرد، سازمان ذی ربط شکل سنتی خواهد یافت و چنانچه انتخاب حانشین به عده قوانین و مقرارت باشد سازمانی (عقلایی – قانونی) بوروکراتیک (Bureaucratic) ایجاد خواهد شد.
در سازمان های سنتی، پیشینه و عرف و عادات گذشته مبانی نظم و اختیار به شمار میآیند. حقوق و توقعات گروه های مختلف بر حسب آنچه که در گذشته مقدرس و درست تلقی می شده تعیین میگردد. در چنین نظامی همه موارد و رویدادها با آداب و رسوم سنجیده می شوند. اختیار و اقتدار رهبر از شان و مقامی که به ارث برده نشات می گیرد و مرزهای قلمرو اختیارات او را آداب و رسوم تعیین می کند. وقتی فرهمندی (کاریزما) به صورت موروثی به رهبرهای بعد منتقل و به این ترتیب به آداب و سنن بدل گردد، دیگر جزیی از شخصیت رهبرهای بعدی نخواهد بود بلکه بخشی از نقشی خواهد شد که آنان باید ایفا کنند؛ شکل واقعی سازمانی که از یک رهبری سنتی برخوردار باشد دو جلوه خواهد داشت:
بنابر جلوه اول، سازمان به صورتی که گویی ارث پدری رهبر است و طبق جلوه دوم سازمان به صورت تیول رهبر اداره می شود. در حالت اول (Patrimonial) مقامات و افراد سازمان، مستخدمین رهبر به شمار می آیند و از او حقوق دریافت می کنند. در حالت دوم (Feudal) افراد و مقامات از نظر منبع درآمد دارای استقلال بیشتری هستند و به طور سنتی نسبت به رهبر وفادارند. در حالت احیر، مخارج نظام از طریق اخذ بخشی از درآمد افراد تامین می شود و روابط همه افراد ذینفع در این نظام را عرف و عادات گذشته و مجموعه ای از حقوق و وظایف مرسوم و متداول تعیین می کند. مثال های وبر به گذشته تعلق دارند ولی نگرش او بهمان اندازه که توجیه گر آن مثالها است می تواند اوضاع سازمان های نوین را نیز تبیین کند. وقتی تجارتخانه ها سلسله های خود را بر مبنای مدیریت موروثی استوار سازنمد اعلب مناصب بالای اداری دست به دست از پدر به فرزند منتقل می شود و ممکن است به جای آنکه گزینش و انتصاب با توجه به تخصص صورت گیرد بر اساس ارتباطات خانوادگی انجام پذیرد. به علاوه ممکن است روش های جاری انجام کارها با این استدلال که کارها همیشه بهمان طریق انجام می گرفته و اینکه «وجود یک روش خود دلیلی برای ضرورت استمرار آن است» توجیه گردد و هیچ توجیه عقلایی و بخردانه ای برای روش های انجام امور ارائّ نشود.
سخن از توجیه عقلایی و بخردانه ما را به سومین نوع از نظام های سه گانه اقتدار (عقلایی – قانونی) و شکل بوروکراتیک سازمانی منتج از آن که توسط وبر مطرح شد، رهنمون می گردد. به نظر وبر سازمان بوروکراتیک نهاد غالب بر جامعه کنونی است. پلیل عقلایی یا بخردانه نامیدن این نظام آن است که در این چهارچوب هر وسیله ای دقیقا، به صورت ارادی و آگاهانه برای دست یافتن و یا تحقق بخشیدن به اهداف معین و مشخصی طراحی می گردد. در این نگرش سازمان به ماشینی ثابل تشبیه است که ماهرانه و به خوبی برای انجام کاری طراحی می شود و هر قسمت آن (هر جزئ آن) بیشترین کمک را به انجام کار مورد توقع از ماشین می نماید. دلیل قانونی خواندن این نظام آن است که محدوده آن فقط مناصب به صاحبان آنها اجازه می دهند تا با بهره گرفتن از مجموعه از مقررات و راهکارها به اعمال اقتدار و اختیار مبادرت ورزند. ویر به چنین سازمان هایی که بر اصول خرد استوار شوند و تحت حاکممیت مقررات و راهکارهای منضبط و منسجم قرار گیرند «بوروکراسی» نام نهاده است. در کاربرد روزانه و عمدتا از نظر عوام بوروکراسی با عدم کارآیی با بیکفایتی سازمانی مترادف است و تاکیدی بر کاغذبازی و زیاده روی در نوشتن و بایگانی کردن انگاشته می شود. این واژه بالاخص بیکفایتی سازمانهای دولتی را تداعی می کند. اما وبر در تعریف خود سازمان بوروکراتیک را از نظر فنی کاراترین شکل سازمانی معرفی می کند. به نظر وبر، «دقت، سرعت، روشنی، اطلاع از پروندهها، تداوم، بصیرت، وحدت رویه، اطاعت دقیق، کاهش اصطکاک و تقلیل هزینههای مربوط به نیروی انسانی، وسایل و امکانات – اینها همگی در یک سازمان کاملا بوروکراتیک به مطلوبترین وضع خود می رسند.» وقتی وبر می گوید بوروکراسی ماشین جدیدی است خود او نیز تمثیل ماشین را به کار می برد در حالی که او به صورتی، دیگر شکل های سازمانی را روش های غیرمکانیکی تولید قلمداد می کند.
کارآیی بوروکراسی از شکل سازمانی آن نشات می گیرد. از آنجا که وسایل مورد استفاده (مقررات، رویه ها…) برای دست یافتن به مقصود بهترین هستند، دیگر آنها دستخوش امیال رهبری قرار نمی گیرند و روش های سنتی هم دیگر مدخلیت پیدا نمی کنند. پیدایش این حالت به خاطر آن است که بوروکراسی آخرین مرحله غیرشخصی شدن سازمان است. در چنین سازمانهایی نقش هر یک مسئولین را شرح شغل کتبی که در مورد حیطه اختیارات او تهیه می شود تعیین می کند. مسئولیتها به صورت سلسله مراتب ترتیب می یابند و هر مسئولیت بالاتری کلیه مسئولیت های پایین تر را زیرپوشش قرار می دهد. یک سلسله مقررات و رویه ها تمهید می شود که از جهت نظری و تئوریک می تواند جوابگوی هر وضعیتی که ممکن است بروز کند، باشد. دفتری برای حفظ و نگهداری دقیق سوابق و پرونده ها وجود دارد. در واقع تگارش اطلاعات و نگهداری سوابق بخش مهمی از عقلایی بودن سیستم بوروکراسی به حساب می آید. در چنین سیستمی امور شخصی دقیقا از امور کاری جدا می شوند و این امر با انتصابهایی که طی قراردادهایی با توجه به صلاحیت های فنی متقاضیان مشاغل با آنان بسته می شود پشتیبانی می گردد. در سازمان های بوروکراتیک اختیارات از مناصب ناشی می شوند و دستورات بدان حهت که مقررات، صدور آن دستورات توسط صاحبان آن مناصب را مجاز می دارد اطاعت می شوند. مطلب مهم دیگر، تاکید بر استخدام متخصصین است. یکی از علائم توسعه یک بوروکراسی افزایش تعداد مدیران حرفه ای است، افزایشی که علی الاصول افزایش تعداد بخش های تخصصی سازمان را به دنبال دارد.
از نظر وبر مجموعه این عوامل یک سیستم هماهنگی و کنترل کارا را ایجاد می کند. از طرفی عقلایی بودن نظام، خود را در توانایی سازمان برای «محاسبه» عواقب فعالیت های خود به نمایش می گذارد. از طرف دیگر توزیع اختیارات ضروری برای اداره سازمان در هر مرتبه از سلسله مراتب اداری و استفاده از یک سیستم کنترل، کنترل اعمال تک تک افراد سازمان را نیز مقدور می سازد و این امر امور را غیر شخصی می نماید. با استفاده از متخصصینی که به هر کدام مسئولیت خاص او احاله می گردد و با بهره گرفتن از پرونده ها و سوابق گردآمده مجموعه ای اطلاعات موجود و رفتار گذشته سازمان فراهم می شود. این مجموعه، پیش بینی وضع آتی سازمان را ممکن می سازد. به این ترتیب سازمان صاحب منطق می شود: »برنامه ریزی تحقق هدف مشخص و قابل حصول از طریق محاسبه هر چه دقیق تر وسیله«.
در اینجاست که رابطه بین علاقه وبر به دین و به سازمان ها بروز می کند. کاپیتالیسم (Capitalism – گرایش به انباشت سرمایه)به عنوان یک نظام اقتصادی، بر محاسبات دوربرد و عقلایی برای کسب سود اقتصادی مبتنی است. در اصل برای آن که آن سود اقتصادی به شیوه مذکور قابل تحصیل باشد و براتی آنکه بازارهای جهانی توسعه یابد نوعی دیدگاه با نگرش اخلاقی باید پدید آید. به نظر وبر اینطور آمد که مذهب پرتستان (Protestant) پس از اصلاح و تجدید نظر (Reformation)، با تاکیدی که به توجه به این دنیا می نمود و اصراری که به افراد داشت تا رستگاری خود را بر روی زمین و با ساخته و پرداخته های خود پی بجویند، خواهند توانست دیدگاه مذکور را ایجاد کند. بدین سان، کاپیتالیسم در مسیر خود به جریان افتاد و آن مسیر به سادگی به وسیله شکل بوروکراتیک سازمانی که به صورت ابزاری برای عملی ساختن منطق اقتصادی عمل کرد، هموار شد. از آنجا که نظام اداری بوروکراتیک کارآیی و نظم و انتظام با خود دارد پس لازمه محاسبات دوربرد اقتصادی است. از این رو بوروکراسی با فزونی سرعت روند صنعتی شدن، روش حاکم بر سازماندهی می شود و دارای آن چنان هیمنه ای است که لاجرم ویژگی گریزناپذیر بخش های دیگر جامعه مانند آموزش، دولت و سیاست خواهد شد. بالاخره شکل بوروکراتیک سازمانی الگویی برای کلیه موسسات جامعه نوین خواهد گردید.
بسیاری از مطالعات و تحقیقاتی که در دو دهه گذشته در زمینه های شکلی و ساختاری سازمان ها به عمل آمده با مطالعه آثار ماکس وبر آغاز شده است. اهمیت وبر در این است که او اولین تلاش را برای تقسیم بندی منضبط و منسجم سازمان ها برای تجزیه و تحلیل آنها به عمل آورد.
منبع: پوق و هیکسون (۱۹۸۸)، نویسندگان سازمان، ترجمه حسین رحمان سرشت، حسین، نشریه مطالعات مدیریت بهبود و تحول، سال ۱۳۷۰، دوره ۱، ش ۲، صص ۸۷-۹۱