مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان (Time Management) به معنای کنترل آگاهانه مقدار زمانی است که برای انجام وظایف، فعالیت‌ها، پروژه‌ها یا ابتکارات صرف می‌شود تا کارایی به حداکثر برسد.
همان‌طور که آیزنهاور[1] گفته است:
“برنامه‌ها هیچ نیستند، اما برنامه‌ریزی همه‌چیز است.”
مدیریت زمان شامل تحلیل نحوه صرف زمان و سپس اولویت‌بندی وظایف کاری مختلف است. برای اینکه به‌عنوان یک مدیر مؤثر باشید، باید بتوانید به‌وضوح بین وظایف، فعالیت‌ها و پروژه‌هایی که مهم هستند (و ارزش صرف زمان دارند) و آن‌هایی که مهم نیستند، تمایز قائل شوید.
سطوح مدیریت زمان
مدیریت زمان می‌تواند در سه سطح زیر انجام شود:
- سطح فردی (خودتان، همکاران‌تان، کارمندانتان)
- سطح تیمی (پروژه، بخش شما)
- سطح سازمانی (واحد، کشور، شرکت، سازمان)
ماتریس آیزنهاور[2]
آیزنهاور برای بررسی یک برنامه فشرده و تعیین اولویت‌های مسائل و وظایف موجود، دو بُعد را مهم دانست: فوریت و اهمیت. ترکیب این دو بُعد در دو محور، به ۴ ربع تقسیم می‌شود:
- مهم و فوری: همین حالا انجام بدهید!
- مهم اما غیرفوری: برنامه‌ریزی کنید! آن را وارد تقویم کاری خود کنید.
- غیراهم ولی فوری: سریع رفع کنید! تا جایی که ممکن است این کارها را واگذار کنید[3] و میزان درگیری خود را کاهش بدهید.
- غیراهم و غیرفوری: کنار بگذارید! این‌ها را حذف کنید.
۶ گام برای ایجاد ماتریس آیزنهاور
- فهرست وظایف خود را تهیه کنید.
- میزان اهمیت وظایف را رتبه‌بندی کنید.
- میزان فوریت وظایف را رتبه‌بندی کنید.
- وظایف را در ۴ دسته قرار دهید.
- آن‌ها را در ماتریس رسم کنید.
- بر اساس طبقه‌بندی خود عمل کنید.
نکته: علاوه بر برنامه‌ریزی زمانی، عوامل دیگری بر سرعت و کارایی مدیریت و اجرای فعالیت‌ها تأثیر می‌گذارند، مانند مهارت‌های مدیریت اطلاعات، توانایی‌های ارتباطی (شفاهی و نوشتاری) و مهارت در واگذاری وظایف.
ماتریس اولویت‌بندی اقدامات[4]
ماتریس اولویت‌بندی اقدامات شباهت زیادی به ماتریس آیزنهاور دارد، اما تمرکز آن بر تأثیر و تلاش است، نه اهمیت و فوریت. این ماتریس به شما کمک می‌کند از زاویه‌ای متفاوت تصمیم بگیرید که باید زمان خود را روی کدام وظایف، پروژه‌ها یا فعالیت‌ها صرف کنید.
این ابزار مدیریت زمان، ماتریسی با ۴ ربع است که بر اساس دو محور طراحی شده است: تلاش و تأثیر (هر یک می‌تواند زیاد یا کم باشد):
- تلاش زیاد – تأثیر زیاد (ابتکارات اصلی): تصمیم‌گیری کنید. این وظایف بازدهی خوبی دارند، اما زمان و منابع زیادی نیاز دارند.
- تلاش کم – تأثیر زیاد (پیروزی‌های سریع): تمرکز کنید. این پروژه‌ها جذاب‌اند، زیرا بازدهی خوبی با تلاش نسبتاً کم دارند. تا جایی که ممکن است روی این‌ها تمرکز کنید.
- تلاش زیاد – تأثیر کم (کارهای بی‌فایده): اجتناب کنید. این وظایف بازدهی کمی دارند و زمان ارزشمند شما را هدر می‌دهند.
- تلاش کم – تأثیر کم (پرکننده‌ها): نگران این‌ها نباشید. اگر زمان اضافی دارید، آن‌ها را انجام دهید؛ در غیر این صورت، حذف کنید یا واگذار کنید.
۶ گام برای ایجاد ماتریس اولویت‌بندی اقدامات
- فهرست وظایف خود را تهیه کنید.
- میزان تأثیر وظایف را رتبه‌بندی کنید.
- میزان تلاش موردنیاز وظایف را رتبه‌بندی کنید.
- وظایف را در ۴ دسته تقسیم کنید.
- آن‌ها را در ماتریس رسم کنید.
- بر اساس طبقه‌بندی خود عمل کنید.
[1] آیزنهاور و نقل‌قول او: آیزنهاور، دوایت دی. (34مین رئیس‌جمهور ایالات متحده)، برنامه‌ریزی و مدیریت وظایف را یکی از عوامل کلیدی موفقیت در تصمیم‌گیری می‌دانست. نقل‌قول مشهور او بر اهمیت فرآیند برنامه‌ریزی تأکید دارد.
[2] ماتریس آیزنهاور: این ابزار به نام آیزنهاور شناخته شده و به‌طور گسترده در متون مدیریت زمان معرفی شده است. این روش توسط بسیاری از نویسندگان، مانند استفن کاوی در کتاب «هفت عادت افراد بسیار مؤثر»، توسعه داده شده است.
[3] واگذاری وظایف: واگذاری به‌عنوان یک مهارت کلیدی در مدیریت زمان شناخته می‌شود. این مهارت شامل شناسایی وظایف قابل واگذاری و سپردن آن‌ها به افراد مناسب است.
[4] ماتریس اولویت‌بندی اقدامات: این ماتریس یکی از ابزارهای مدرن مدیریت زمان است که برای تحلیل وظایف با تأثیر و تلاش استفاده می‌شود. این ابزار در کارهای مشاوره مدیریتی و استراتژیک به‌طور مکرر دیده می‌شود.
