محک زنی یا بنچمارک و یا به طور دقیقتر بنچمارکینگ، یک روش نظام مند برای ارزیابی و جست وجو جهت یافتن بهترین عملکرد در فرایندها و فعالیت های سازمانی است. محک زنی برای تعیین و مقایسه میزان عملکرد یک واحد تجاری، بخش یا تیم، سازمان یا شرکت در مقایسه با سایر واحدها، بخش‌ها و سازمان های مشابه بسیار مفید است. محک زنی، درواقع یک نقطه مرجع برای اندازه گیری است. محک زدن یک کسب و کار به فلسفه کایزن و تفکر درباره مزیت رقابتی مرتبط است.
مزایای استفاده از روش محک زنی:
- بهبود ارتباطات
- حرفه‌ای سازی سازمان یا فرایندها
- ارائه دلایل مناسب برای بودجه بندی
- مناسب برای پروژه های برون سپاری شده
اگرچه ارزیابی عملکرد یک سازمان با با خودش در طول زمانهای مختلف بسیار مفید است و به خوبی می‌تواند سرعت پیشرفت در یک سازمان را نشان دهد اما این به معنای موفقیت سازمان در رقابتی نیست که ممکن است سرعت پیشرفت رقبا بسیار بیشتر از عملکرد آن سازمان باشد.
پنج نوع محک زنی
- محک زنی داخلی[1]: محک زدن یک شرکت در داخل خودش؛ برای مثال بین واحدهای تجاری یک سازمان
- محک زنی رقابتی[2]: محک زدن عملکرد یا فرآیندهای یک شرکت با رقبای آن شرکت
- محک زنی کارکردی[3]: محک زدن فرایندهای مشابه یک شرکت در محدوده یک صنعت
- محک زنی عمومی[4]: مقایسه عملیات یک شرکت با صنایع غیرمرتبط
- محک زنی مشارکتی[5]: اجرای مشترک فرایند محک زنی توسط گروه‌هایی از شرکت‌های مختلف؛ برای مثال محک زدن شرکت‌های تابعه یک شرکت چند ملیتی در کشورهای مختلف
مراحل معمول برای انجام فرایند محک زنی
- تعریف محدوده
- انتخاب شریک (شرکای) برای انجام محک زنی
- تعیین روش‌های اندازه‌گیری و مشخص کردن سنجه‌ها، شاخص‌ها و روش جمع‌آوری داده‌ها
- جمع آوری داده‌ها
- تجزیه و تحلیل اختلافات
- ارائه نتایج و بحث درباره مفاهیم، زمینه‌ها و اهداف برای بهبود در آنها
- تنظیم برنامه‌های بهبود یا تدوین رویه‌های جدید
- نظارت بر پیشرفت و برنامه‌ریزی برای محک زدن دوباره.
محدودیت‌های محک زنی
- محک زنی، فرآیند سختی است که برای موفقیت در آن به تعهد زیادی نیاز است.
- محک زنی، وقت گیر و گران است.
- پروژه‌های محک زدن ممکن است با تحلیل سندرم “آنها از ما متفاوت هستند” پایان یابد و درنتیجه از جریان آزاد اطلاعات جلوگیری کند.
- مقایسه عملکرد و فرایندها با “بهترین در هر کلاس رقابتی” بسیار مهم است و در حالت ایده آل بهتر است به طور مداوم انجام شود.
- در مقایسه و تحلیل عملکردها تنها به معیارهای اولیه برای محک زنی پافشاری نشود زیرا موفقیت یک شرکت لزوما از آن معیارها نبوده و ممکن است تفاوت در استراتژی، اندازه، فرهنگ و غیره باشد که در فرایند محک زنی استفاده نشده‌اند.
- اگر پس از محک زنی، فرایندی قرار بر اجرا بود، به نقاط منفی اتخاذ آن فرایند نیز دقت شود.
[1] Internal
[2] Competitive
[3] Functional
[4] Generic
[5] Collaborative
